Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend eingeführt. Diese Maßnahme ist Teil einer EU-weiten Initiative zur Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs, um die Effizienz zu steigern und Bürokratie abzubauen.
Was bedeutet das konkret?
Die Regelung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Als ansässig gelten Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland. Auch inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen sind erfasst, sofern sie Umsätze in Deutschland tätigen. Dies bedeutet, dass sowohl große Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Rechnungsprozesse an die neuen Anforderungen anpassen müssen. Die Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung geeigneter IT-Systeme, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Welche Formate sind zugelassen?
Zugelassene Formate für die elektronische Rechnungsstellung sind unter anderem:
- XRechnung: Ein XML-basiertes, rein maschinenlesbares Format, das insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Die XRechnung entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gewährleistet eine standardisierte Datenübermittlung. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten und wird daher häufig im öffentlichen Sektor verwendet.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein menschenlesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die manuelle als auch die automatische Verarbeitung. ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die je nach Komplexität und Anwendungsfall eingesetzt werden können, und ist somit flexibel für unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse geeignet.
Wichtig ist, dass einfache PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie eines der zugelassenen Formate verwenden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung voll auszuschöpfen.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, sofern sie im B2B-Bereich tätig sind. Dies schließt auch Kleinunternehmer, Vereine und Vermögensverwaltungen ein. Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen; hierfür genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Es ist jedoch ratsam, geeignete Softwarelösungen zu implementieren, die den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung elektronischer Rechnungen unterstützen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.
Ausnahmen bestehen für den B2C-Bereich sowie für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Dennoch sollten auch Unternehmen, die hauptsächlich im B2C-Bereich tätig sind, die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung beobachten, da zukünftige gesetzliche Änderungen nicht ausgeschlossen sind.
Übergangsfristen und Vorbereitungen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies erfordert die Anpassung interner Prozesse und gegebenenfalls die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit elektronischen Rechnungen.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Diese Unternehmen sollten frühzeitig mit der Implementierung geeigneter Systeme beginnen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Spätestens zu diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen ihre Rechnungsprozesse vollständig auf elektronische Formate umgestellt haben.
In der Übergangsphase dürfen alternative Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Unternehmen sollten ihre Systeme frühzeitig anpassen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und potenzielle Risiken zu minimieren. Die Implementierung von E-Rechnungslösungen kann zudem zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen.
Steuerliche Konsequenzen
Nur korrekt ausgestellte elektronische Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Fehlerhafte oder nicht fristgerechte Umstellungen können zu steuerlichen Nachteilen und Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro führen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die notwendigen Informationen enthalten. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und die Nutzung zertifizierter Softwarelösungen können dabei helfen, die Compliance sicherzustellen und potenzielle Risiken zu minimieren.